Dieselbe Auskunft, zum fünften Mal.
Verbände, Vereine und Verwaltungen beantworten Fragen, protokollieren Sitzungen und berichten an Gremien. Das Wissen dazu liegt in Statuten, Reglementen und früheren Antworten.
Sechs Stellen, an denen wir in Verbänden und Verwaltungen fast immer fündig werden.
Keine Umfrage, keine Studie. Das sind die Abläufe, nach denen wir im ersten Gespräch fragen, weil sie in diesem Umfeld meistens vorhanden sind.
Mitgliederanfragen wiederholen sich
Die Antwort steht in den Reglementen. Gesucht wird sie jedes Mal neu.
Protokolle kosten Stunden
Nach jeder Sitzung schreibt jemand, was gesagt wurde. Meist mit Verzug.
Wissen wechselt mit dem Vorstand
Bei jedem Wechsel beginnt die Einarbeitung von vorne.
Berichte an Gremien von Hand
Quartalsweise zusammengetragen aus Daten, die laufend entstehen.
Traktanden aus dem Gedächtnis
Was offen ist, weiss die Geschäftsstelle. Meist eine Person.
Dokumente ohne Ablage
Reglemente, Beschlüsse, Korrespondenz. Auffindbar für die, die wissen wo.
Vier Abläufe, die in diesem Umfeld am schnellsten tragen.
Wir bauen nicht alle vier auf einmal. Wir fangen bei einem an, machen ihn messbar besser, und erst dann kommt der nächste.
Antwortentwürfe für Mitgliederanfragen
Aus Statuten, Reglementen und früheren Antworten. Mit Fundstelle, damit die Geschäftsstelle prüfen kann.
Protokoll und Traktandenliste
Der Entwurf liegt nach der Sitzung vor. Offene Punkte werden mitgeführt.
Gremienbericht
Quartalsweise aus den laufenden Geschäften, zur Prüfung vorbereitet.
Beschlussgedächtnis
Was wurde wann beschlossen und warum. Auffindbar, auch nach dem Vorstandswechsel.
Woran du merkst, dass es wirkt.
- Die fünfte gleiche Anfrage kostet zwei Minuten statt zwanzig.
- Das Protokoll liegt am selben Tag vor.
- Ein Vorstandswechsel kostet keine Einarbeitungsmonate.
Beginn bei den Mitgliederanfragen. Die Quellen liegen vor, das Ergebnis ist prüfbar, und die Entlastung ist ab Woche eins spürbar.
Vier Wege hinein, übersetzt auf die Geschäftsstelle.
Du kannst bei jedem der vier Punkte einsteigen. Auch direkt beim Mandat, wenn du schon weisst, was du willst.
Die Toolbox
Prompts für Auskünfte, Protokolle und Traktandenlisten. Auf euren Statuten und Reglementen anwendbar.
Was in der Toolbox liegtMehrwert für zwei Stunden deiner Zeit
Wir nehmen eine echte Mitgliederanfrage und bauen den Ablauf, der die Antwort künftig mit Fundstelle vorbereitet.
Wie die zwei Stunden ablaufenEin Prozess weniger
Meist die Mitgliederanfragen. Deine Geschäftsstelle weiss sehr genau, wie viele davon pro Woche eingehen.
Wie der Preis entstehtDer AI Builder, das monatliche Mandat
Vorstände wechseln, Reglemente werden revidiert. Wir halten die Abläufe aktuell, statt sie mit dem Wechsel zu verlieren.
Was das Mandat umfasst